Elektronik Belge Yönetim Sistemi

Üniversitemiz, 01 Eylül 2015 tarihinden itibaren resmi yazışmalarla ilgili bütün süreçlerin bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayan Elektronik Belge Yönetim Sistemini (EBYS) kullanmaya başlamıştır.

Sistem ile ilgili soru ve görüşleriniz için iletişim bölümündeki numaralar ile irtibata geçebilirsiniz.

 EBYS İle Amaçlanan Nelerdir?

Kurum bünyesindeki birimler arası yazışmalar veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmaları elektronik(bilgisayar) ortamda yapılmasını sağlamaktır.

EBYS ile aşağıdaki temel konuların sağlanması hedeflenmektedir.

* Evrak standartlarını belirlemek,

* Evrak sevk, paraf ve onay sürelerini kısaltmak,

* Harcanan emek, zaman ve kırtasiye giderlerinden tasarruf etmek,

* Evrakları güvenli bir şekilde arşivlemek,

* Evraklara hızlı bir şekilde erişebilmek,

EBYS İle Neler Yapılabilir?

* EBYS’ de tanımlı İş akış yollarını kullanarak evrakları zamanında kurum içi ve kurum dışı ilgililere en kısa yoldan ulaştırabilir.

* Evrakların birden fazla noktaya (örneğin; tüm birimlere) aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir.

* İşlem gören evrakların durumları takip edilebilir.

* Evrakların dağıtımı için paraflama süreci ve sırası tanımlanabilir.

* Evraklar arşivlenebilir ve hızlı bir biçimde erişilebilir.

* İzin ya da farklı bir durumda, yerinize işlerinizi yürütecek kişiye vekalet verilebilir.

* Evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir.

* Evraklara erişim izinleri verilerek güvenliği arttırılabilir.

* Elektronik imza ile kurum içi ve kurumlar arası yazışmalar, resmi olarak bilgisayar ortamında yapılabilir.

EBYS’ nin Sağladığı Yararlar

* Evrak hazırlamak için kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar.

* Evrak sevk, paraf ve onay sürelerini kısaltır.

* Evraklara mekandan bağımsız hızlı ve güvenli erişim imkanı sağlar.

* Evrakları güvenli bir şekilde arşivler.

* Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır.

* Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar.